Kontext a výchozí situace

Společnost z oblasti vydavatelství a distribuce literatury hledala způsob, jak získat přesný, přehledný a zároveň flexibilní pohled na své hospodaření.
Dosavadní přístup byl postavený na exportech z účetního systému a ruční práci v Excelu, což znamenalo velkou časovou náročnost, riziko chyb a zpožděné informace pro vedení.

Cílem bylo vytvořit moderní systém finančního reportingu, který umožní mít kdykoliv k dispozici aktuální výsledovku a přesné finanční ukazatele.
Firma potřebovala nástroj, který by poskytl komplexní pohled na ekonomiku podniku – napříč časem, středisky, produkty, účty i dodavateli – a zároveň umožnil snadné porovnání s plánem a minulými obdobími.

Výzva a cíle projektu

Zákazník požadoval řešení, které by umožnilo nejen zobrazovat výsledovku, ale také ji plně spravovat bez závislosti na IT oddělení.
To znamenalo, že struktura výsledovky se musí načítat dynamicky a uživatelé mají mít možnost ji měnit.

Hlavní cíle projektu byly:

• zajistit přehledné zobrazení výsledovky s možností členění i detailního rozpadu podle středisek, produktů, účtů a dodavatelů,
• umožnit uživateli měnit strukturu a výpočty výsledovky bez zásahu IT,
• zobrazovat data v různých pohledech – absolutně, relativně, meziročně, YTD i LY,
• umožnit drill-down do detailu až na úroveň účtů, produktů nebo konkrétních transakcí,
• umožnit aktualizaci plánů, které se v reportech projeví automaticky.

Cílem bylo, aby vedení mělo přesný a aktuální obraz o finanční situaci firmy – kdykoliv, odkudkoliv, bez čekání na měsíční uzávěrky.

Řešení

Na základě požadavků vzniklo finanční BI řešení s reportovací vrstvou v Power BI, napojené na datový sklad postavený na platformě Microsoft Azure.
Do datového skladu se načítají data z účetního systému – účetní deník, hlavní kniha, číselník středisek, produktů a dodavatelů a další dimenze.
Všechna data jsou konsolidována a sjednocena do jednoho datového modelu, který tvoří základ pro tvorbu výsledovky a její analýzu.

Struktura výsledovky je definována v samostatné konfigurační tabulce. Finanční analytik tak může jednoduše:

• měnit členění výsledovky,
• přidávat nebo odebírat řádky,
• upravovat vzorce pro výpočty jednotlivých položek,
• měnit pořadí nebo seskupení údajů.

Každá změna ve struktuře se následně promítne do Power BI reportu, bez nutnosti zásahu IT nebo čekání na nasazení nové verze.
Díky tomu má finanční tým naprostou kontrolu nad tím, jakým způsobem se výsledovka počítá a zobrazuje.

Součástí řešení je také možnost aktualizovat plán výsledovky. Plánované hodnoty se ukládají do datového skladu a Power BI je automaticky zpracovává – umožňuje srovnání reality s plánem, meziroční analýzy, YTD a LY porovnání, a to jak v absolutních, tak relativních hodnotách.

Report poskytuje několik pohledů:

• souhrnný přehled celé společnosti,
• detailní analýzu po střediscích,
• drill-down až na úroveň konkrétního účtu z účetního deníku,
• pohledy podle produktů a dodavatelů,
• meziroční srovnání absolutně i v %,
• YTD pohled na data včetně meziročního srovnání absolutně i v %,
• porovnání reality plánu absolutině i relativně v %.

Výsledky

Díky novému řešení získala firma přesný a spolehlivý nástroj pro řízení finanční výkonnosti.
Výsledovka, jejíž příprava dříve zabrala celé dny, je nyní dostupná konkrétním uživatelům ihned  a vždy reflektuje aktuální stav účetních dat.

Finanční oddělení si samo řídí strukturu výsledovky a výpočty, což mu dává plnou kontrolu nad tím, jak jsou jednotlivé ukazatele počítány.
Díky možnosti drill-down se analytici mohou okamžitě podívat na detailní strukturu nákladů nebo výnosů, identifikovat zdroje odchylek a hledat příležitosti ke zlepšení.

Porovnání plánů se skutečností je nyní automatické a dostupné v několika variantách:
absolutně, relativně, meziročně, YTD a LY.
Vedení tak má v jednom prostředí kompletní přehled o vývoji firmy – historicky, aktuálně i prognosticky.

Implementací tohoto BI řešení se podařilo odstranit ruční práci s tabulkami, eliminovat chyby a zásadně zrychlit reporting.
Finanční tým se místo zpracování dat může věnovat jejich interpretaci a strategickým rozhodnutím.

Co to znamená v praxi

Moderní finanční reporting v Power BI přináší podnikům zásadní posun – od statických výkazů k živému řízení výkonnosti.
Firmy, které se dosud spoléhají na ruční zpracování dat, mohou podobným řešením získat:

• okamžitý přehled o hospodaření,
• možnost správy výkazů bez závislosti na IT,
• přesnější analýzy a predikce,
• úsporu času a vyšší jistotu v datech.

Získat výsledovku v reálném čase už nemusí být sen – díky Power BI a moderní architektuře Microsoft Azure je to dostupné a škálovatelné řešení pro každou firmu.

Jak uvedla finanční ředitelka společnosti:
„Dříve jsme trávili dny přípravou výsledovky. Dnes ji máme k diszpozici vždy přesně podle našich potřeb.“

Klíčové přínosy

Závěr

Implementace finančního reportingu v Power BI umožnila společnosti přejít od manuálního zpracování dat k modernímu, automatizovanému řízení finanční