Zdlouhavý reporting nahradilo moderní BI řešení

Rostoucí společnost působící na českém i evropském trhu se dlouhodobě potýkala s náročnou přípravou reportů.
Klíčová obchodní data byla rozptýlená v účtovním systému Pohoda, v CRM a v řadě samostatných Excelových tabulek.
Každý manažer měl jinou verzi čísel, přehledy se zdlouhavě aktualizovaly a vedení se ke spolehlivým informacím dostávalo se zpožděním.

Společnost hledala způsob, jak získat jednotný, aktuální a spolehlivý pohled na své obchodní výsledky.
Chtěla nástroj, který by umožnil manažerům i obchodníkům pracovat s daty v reálném čase – bez ruční práce, chyb a zpoždění.

Kompletní Business Intelligence řešení postavené na technologiích Microsoft

Po úvodní analýze jsme navrhli a implementovali komplexní BI řešení založené na technologiích z ekosystému Microsoft Azure a Power BI.
Cílem bylo sjednotit všechny datové zdroje, automatizovat reporting a zajistit maximální bezpečnost i škálovatelnost pro budoucí růst.

Základem řešení je datový sklad v Azure SQL databázi, kam se pomocí nástroje Azure Data Factory automaticky načítají data z Pohody, CRM systému a dalších zdrojů.
Tato data se zde čistí, konsolidují a sjednocují do jediné datové struktury – vzniká tak tzv. jediná verze pravdy (Single Source of Truth).

Díky tomu má vedení firmy jistotu, že všechna čísla jsou správná, aktuální a vzájemně propojená.

Multi-měnovost, bezpečnost a řídicí logika na míru

Nové BI prostředí reflektuje mezinárodní působnost společnosti. Reporty jsou multi-jazyčné a multi-měnové – uživatelé si mohou zvolit měnu zobrazení, přičemž systém automaticky přepočítává hodnoty podle historických kurzů ČNB.

Z pohledu bezpečnosti využívá řešení Microsoft 365 a Row-Level Security (RLS) – každý uživatel vidí pouze ta data, která se týkají jeho kompetencí.
Přístupová práva se řídí automaticky podle organizační struktury a jsou plně auditovatelná.

Součástí řešení je také notifikační systém, který upozorňuje vedení na překročení či nesplnění vybraných KPI. Manažeři tak dostávají upozornění e-mailem v okamžiku, kdy se například snižuje marže nebo klesá průměrná hodnota objednávky.

Power BI – nástroj pro moderní řízení obchodu

V Power BI vznikla sada přehledných reportů, které umožňují analyzovat výkonnost firmy z různých úhlů:

• celkový obrat, vývoj marže a profitability,
• výkon jednotlivých obchodníků, produktů či regionů,
• trendy v objednávkách a zákaznickém chování,
• sledování pohledávek a navázaného cash flow,
• reportování výsledovky,
• skladové hospodářství (včetně historie skladu, MoH metri, atd.).

Uživatelé mohou jednoduše přecházet z přehledů na detailní pohledy (drill-down), filtrovat data podle období či regionu a okamžitě reagovat na změny v trendu.
Reporty jsou přístupné online – na počítači, tabletu i mobilním zařízení.

Rychlejší rozhodování, větší jistota v datech

Zavedením nového BI řešení se společnost posunula od ručního reportingu k plně automatizovanému řízení obchodu.
Dnes má vedení přístup ke klíčovým ukazatelům v reálném čase – vidí aktuální výsledky, porovnání plánů se skutečností i výkonnost jednotlivých obchodních týmů.

Zatímco dříve trvalo přípravit měsíční reporty celý den, nyní se data aktualizují automaticky během několika minut. Manažeři mohou místo tabulek a přepočtů věnovat čas analýze a rozhodování.

Měřitelné výsledky projektu

• Zkrácení přípravy reportů z několika dnů na nulu (vše se děje automaticky)
• Zvýšení efektivity obchodního řízení
• Zavedení multi-měnové analýzy pro evropské trhy
• Zvýšení bezpečnosti díky integraci s Microsoft 365 a RLS
• Okamžitá dostupnost aktuálních dat online 24/7
• Zefektivnění hodnoty navázané ve skladových zásobách
• Snazší řízení pohledávek díky automatickým exportům z reportů
• ‍

Jak Power BI pomohlo změnit přístup k datům

Zavedení Power BI přineslo do firmy nejen technologickou změnu, ale i novou kulturu práce s daty.
Manažeři i obchodníci dnes pracují se stejnými čísly, vidí výsledky svého týmu i celé firmy a mohou okamžitě reagovat na vývoj.

„Díky Power BI máme přehled o našich výsledcích v reálném čase. Už se nedíváme zpětně – rozhodujeme se podle aktuálních dat.“
— Obchodní ředitel klienta

Partnerství pro dlouhodobý rozvoj

Projekt byl realizován postupně, v menších funkčních celcích, aby klient získával hodnotu už během implementace.
Po úvodní fázi následovalo školení uživatelů a nastavení dlouhodobé spolupráce – přidávají se nové reporty, integrují další datové zdroje a BI prostředí roste společně s potřebami firmy.

Klíčové přínosy

• Více času a jasnější rozhodnutí
• Lepší alokace rozpočtů díky datům
• Úspora 16 hodin měsíčně
• Rychlejší testování a reakce
• Okamžitý přehled o výkonu kampaní

Závěr

Moderní Business Intelligence řešení v Power BI umožnilo společnosti proměnit složitý reporting v silný nástroj pro každodenní řízení byznysu.
Díky automatizaci, centralizaci a bezpečnému prostředí se vedení firmy může spoléhat na přesná data, rychle reagovat na vývoj trhu a posilovat svou pozici napříč regiony.

Zajímá vás, jak by podobné řešení mohlo pomoci i vaší firmě?Domluvte si konzultaci na www.enadata.cz