Kontext a výchozí situace

Společnost působící na trhu se spotřebním zbožím a vybavením pro volný čas obsluhuje své zákazníky prostřednictvím e-shopu i B2B portálu.
Při rostoucím objemu objednávek – zejména v hlavní sezóně – začala firma narážet na limity svých logistických procesů.
Zákazníci někdy dostávali zboží později, než měli, a vedení chtělo zjistit, kde přesně v procesu vznikají zpoždění a jak je možné je odstranit.

Jednotlivé kroky životního cyklu objednávky – od jejího přijetí přes přípravu ve skladu až po doručení – byly řízeny několika systémy (e-shop, ERP Helios, WMS, dopravci).
Data tak byla rozptýlená a nebylo možné jednoduše sledovat, jak se objednávka pohybuje napříč systémem a kde se proces zpomaluje.

Výzva a cíle projektu

Cílem projektu bylo vytvořit řešení, které umožní sledovat celý životní cyklus objednávky v reálném čase, vyhodnocovat jeho efektivitu a odhalovat úzká místa.
Management požadoval možnost porovnávat skutečné průběhy objednávek s předem stanovenými SLA limity – tedy časovými hranicemi, do kdy se má objednávka posunout do další fáze.
Současně kladl důraz na to, aby systém pracoval s maximální aktuálností dat, ideálně v reálném čase.

Hlavní cíle projektu:

• sjednotit data z různých systémů (e-shop, ERP Helios, WMS, dopravci),
• vizualizovat průběh objednávky napříč všemi fázemi,
• automaticky vyhodnocovat dodržování SLA limitů,
• zajistit pravidelnou aktualizaci dat téměř v reálném čase,
• umožnit uživatelům měnit SLA hodnoty podle aktuálních potřeb,
• poskytnout vedení i skladu přehled o výkonu v reálném čase.

Řešení

V rámci projektu vzniklo Business Intelligence řešení, které propojuje data z e-shopu, ERP systému a skladového systému WMS.
Data jsou konsolidována v datovém skladu (DWH), kde se propojují a vyhodnocují vůči nastaveným SLA limitům.

Každá objednávka prochází definovanými fázemi:

1. vytvoření objednávky v e-shopu nebo B2B portálu,
2. založení objednávky v ERP systému Helios,
3. vytvoření výdejky v ERP systému Helios,
4. přenos výdejky do skladového systému WMS,
5. zabalení zboží,
6. nakládka,
7. expedice,
8. doručení zákazníkovi.

Pro každou fázi jsou stanoveny časové limity (SLA), které určují, do kdy má být krok dokončen.
Tyto hodnoty jsou načítány do datového skladu a porovnávány s reálnými časy událostí.
Výsledkem je přehledné Power BI prostředí, které zvýrazňuje, kde došlo ke zpoždění, a naopak ukazuje části procesu, které fungují nadstandardně rychle.

Power BI report umožňuje dva úhly pohledu:

• Detailní úroveň – sledování jednotlivých objednávek až na úroveň konkrétního produktu nebo výdejky (užitečné například při dělených expedicích).
• Agregovaný přehled – sumarizované statistiky pro vedení skladu a management: kolik objednávek se zpozdilo, kde vznikají nejčastější úzká místa, jaké jsou trendy v hlavní sezóně.

Součástí řešení je i možnost dynamicky měnit SLA hodnoty – například při sezónních výkyvech nebo změnách procesů.
Změny se ihned promítají do reportů, takže manažeři vidí aktuální stav bez nutnosti zásahu IT.

Reporting v reálném čase – technologická výzva

Jedním z klíčových požadavků projektu bylo, aby byla data aktualizována v reálném čase nebo co nejblíže k němu.
To představovalo významnou technickou výzvu, protože datový sklad ze své podstaty není určen pro okamžité přepočty a obnovy dat.

Díky optimalizaci procesů nápočtu dat a využití služeb Microsoft Azure se však podařilo dosáhnout obnovy dat každých 20 minut.
To znamená, že management i operativní týmy mají k dispozici prakticky aktuální přehled o vývoji objednávek. Celé řešení přitom běží s minimálními provozními náklady – v jednotkách tisíc korun měsíčně za provoz v cloudu Azure.

Tento poměr výkonu, rychlosti a nákladů je mimořádný, protože zajišťovat tak častý refresh u rozsáhlého datového objemu bývá obvykle náročné a drahé.
Z pohledu efektivity i ekonomiky tak projekt představuje velmi úspěšnou implementaci real-time BI reportingu.

Výsledky

Implementace BI řešení přinesla společnosti zásadní přehled o výkonnosti celého dodavatelského řetězce.
Poprvé bylo možné přesně vidět, kde vznikají zpoždění, jaké jsou jejich příčiny a jak je lze odstranit.

Díky těmto poznatkům mohla firma upravit procesy ve skladu, posílit týmy ve vytížených fázích a zkrátit dobu doručení.
Výsledkem bylo:

• zkrácení průměrné doby doručení o 1–2 dny,
• zlepšení plnění SLA o více než 20 %,
• zvýšení efektivity skladu,
• lepší plánování směn v období sezónních špiček,
• jasný přehled o aktuálním stavu objednávek v téměř reálném čase.

Vedení dnes pracuje s konkrétními daty, nikoli s odhady.
Z původního procesu „hledání problémů zpětně“ se stal systém proaktivního řízení logistiky, který upozorňuje na problém dříve, než ovlivní zákazníka.

Co to znamená pro vedoucí logistiky

Tato případová studie ukazuje, že moderní BI řešení dokáže zásadně proměnit řízení logistiky a dodavatelského řetězce.
Napojením dat z ERP, e-shopu a skladového systému je možné:

Zákazník tak dostává své zboží dříve, firma šetří náklady a posiluje reputaci spolehlivého dodavatele.

Jak shrnul jeden z vedoucích logistiky:
„Dříve jsme viděli problémy až zpětně. Dnes máme data, která nám umožňují jednat hned. To je pro nás zásadní rozdíl.“

Shrnutí

Díky novému BI řešení získala společnost úplnou kontrolu nad životním cyklem objednávky a dokázala přetavit data z provozních systémů do měřitelné konkurenční výhody.
Report poskytuje přehled o aktuálním výkonu, pomáhá identifikovat slabá místa a umožňuje optimalizovat logistické procesy v téměř reálném čase. Takový přístup vede ke spokojenějším zákazníkům, rychlejším dodávkám a efektivnější logistice – tedy k výsledkům, které mají skutečný dopad na byznys.

‍