Kontext a výchozí situace

Společnost působící na českém trhu se potýkala s neefektivním procesem plánování a rozpočtování. Každý měsíc vznikaly desítky verzí Excelových tabulek, které obchodníci vyplňovali ručně a posílali finančnímu oddělení. To je následně muselo kontrolovat, konsolidovat a ručně slučovat do jednoho souboru.

Tento proces byl časově náročný, náchylný k chybám a často zpožďoval klíčová rozhodnutí vedení. Každá změna v plánu vyžadovala další kolečko e-mailů a aktualizací. Navíc nebylo jasné, kdo má jakou verzi dokumentu, a zabezpečení citlivých finančních údajů prakticky neexistovalo.

Vedení firmy proto hledalo způsob, jak proces zjednodušit, zpřehlednit a zároveň zapojit obchodníky více do samotného plánování. Cílem bylo umožnit, aby každý obchodník pracoval se svým plánem přímo v jednom bezpečném systému, a vedení mělo okamžitý přehled o celkové situaci.

Výzva a cíle projektu

Hlavním cílem bylo nahradit tradiční Excelový způsob plánování moderní, centralizovanou aplikací, která:

• odstraní ruční konsolidaci a verze dokumentů,
• umožní obchodníkům zadávat své plány samostatně, zatímco vedení je pouze schvaluje,
• zajistí plnou bezpečnost dat díky prostředí Microsoft 365,
• umožní automatické přenášení plánů mezi měsíci a jejich hromadnou úpravu,
• poskytne vedení aktuální pohled na plnění plánů a možnost simulovat různé scénáře.

Firma chtěla systém, který bude jednoduchý pro koncové uživatele, ale zároveň dostatečně robustní a zabezpečený pro práci s finančními údaji.

Řešení

Bylo vytvořeno komplexní řešení kombinující Power BI, Power Apps a datový sklad v Azure SQL.
Toto řešení propojuje technologickou stabilitu se snadnou použitelností pro běžné uživatele.

Datový sklad sjednocuje účetní a provozní data z několika systémů, čistí je a poskytuje jednotný datový model pro reporting i plánování.
Nad tímto základem byla vytvořena Power Apps aplikace integrovaná přímo do Power BI reportu. Uživatelé tak mohou zadávat a upravovat hodnoty plánu přímo v rozhraní Power BI reportu – bez nutnosti otevírat jakýkoliv další nástroj

Power Apps část umožňuje:

• samostatné vyplnění plánů jednotlivými obchodníky,
• automatické přenesení hodnot z předchozího měsíce,
• hromadné úpravy (například zvýšení všech hodnot o určité procento nebo částku),
• evidenci změn a schvalovacích procesů vedením,
• bezpečné uložení všech dat v Microsoft 365 s detailním řízením přístupů,
• ihned vidět vložené hodnoty plánu v Power BI reportu a porovnávat plán s realitou.

Power BI část zajišťuje vizualizaci plánu a skutečnosti, umožňuje sledovat odchylky, hodnotit výkonnost a vytvářet scénáře typu „co když“.
Díky tomu vedení okamžitě vidí, jaký dopad mají změny v plánech na celkový rozpočet, a může lépe řídit rozhodovací procesy.

Výsledky

Implementace přinesla zásadní zefektivnění plánovacího procesu.
Firma ušetřila přibližně 60 % času, který dříve trávila přípravou a konsolidací rozpočtů.
Plány jsou nyní dostupné okamžitě a aktuální data jsou zobrazována v reálném čase.

Přesnost plánů se zvýšila díky eliminaci ručních chyb a lepší spolupráci mezi obchodníky a finančním oddělením.
Z obchodního pohledu se zlepšila odpovědnost jednotlivých obchodníků – každý si připravuje svůj vlastní plán, který odpovídá realitě jeho portfolia.
Vedení má k dispozici aktuální přehled o plnění cílů, odchylkách a vývoji v jednotlivých regionech.

Z pohledu bezpečnosti firma odstranila veškerá rizika spojená s verzováním a sdílením Excelů.
Veškerá data jsou nyní v rámci zabezpečené platformy Microsoft 365, přístupná pouze oprávněným osobám.

Co to znamená pro vás

Pokud vaše firma stále používá Excel pro plánování, rozpočty nebo forecasty, existuje efektivnější cesta.
Řešení kombinující Power BI a Power Apps umožní:

• automatizovat sběr a konsolidaci plánů,
• zapojit obchodníky do procesu a posílit jejich odpovědnost,
• zvýšit přesnost a bezpečnost dat,
• získat přehled o plnění cílů v reálném čase.

Power BI navíc umožňuje okamžitě simulovat dopady změn – například růst nákladů, pokles marže či změnu cen.
Tím se plánování stává strategickým nástrojem, nikoliv administrativní zátěží.

„Plánování se pro nás stalo hračkou – obchodníci upravují své cíle sami, vedení hned vidí dopad a my už netrávíme dny na konsolidaci,“ říká finanční ředitel společnosti.

Klíčové přínosy

Závěr

Moderní plánovací řešení v Power BI a Power Apps přineslo firmě výraznou úsporu času, snížení chybovosti a lepší zapojení obchodního týmu.Namísto ruční práce s tabulkami mají uživatelé jednoduchý, bezpečný a efektivní nástroj pro práci s rozpočty.Vedení společnosti tak může řídit svůj byznys na základě přesných, aktuálních a důvěryhodných dat.