Kontext a výchozí situace

Účetní kancelář, která zpracovává finanční agendu pro desítky klientů, se potýkala s opakující se a časově náročnou rutinou. Na začátku každého měsíce bylo nutné ručně zpracovat a konsolidovat desítky Excelových výkazů.Každý výkaz obsahoval data z předchozího měsíce, která musela být přepsána, zkontrolována, spojena a vyhodnocena.Po dokončení konsolidace následovalo ještě ruční zadávání výsledků do ekonomického systému klienta, podle nichž se provádělo účetnictví.

Celý proces zabral přibližně týden lidské práce každý měsíc, přičemž byl zatížen vysokým rizikem lidské chyby a opakovaným přepisováním stejných dat.
Cílem účetní kanceláře bylo najít způsob, jak tento proces zcela automatizovat, zrychlit a zároveň zvýšit jeho spolehlivost.

Výzva a cíle projektu

Úkolem bylo vytvořit řešení, které by bez zásahu člověka:

• zpracovalo všechny potřebné vstupní výkazy,
• provedlo potřebné kalkulace, kontroly a konsolidaci dat,
• vygenerovalo výstupní soubor pro účetní záznamy,
• a zároveň data bezpečně odeslalo do ekonomického systému klienta.

Zákazník požadoval maximální spolehlivost, transparentnost a možnost mít proces pod kontrolou – ale bez potřeby manuálních kroků. Důležité bylo také to, aby řešení bylo cenově dostupné a postavené na důvěryhodných technologiích s možností dalšího rozšiřování.

Řešení

Implementovali jsme kompletní automatizační řešení postavené na ekosystému Microsoft Azure.

Automatizace probíhá v několika navazujících krocích a kombinuje moderní cloudové služby i jednoduché uživatelské rozhraní pro kontrolu procesu.

Základní architektura zahrnuje:

• Azure Data Factory, která provádí nápočet a načítání zdrojových dat,
• Azure Blob Storage pro ukládání souborů a průběžných výsledků,
• Azure SQL databázi, kde se provádějí všechny výpočty, transformace a konsolidace dat,
• Azure Logic Apps, které zajišťují orchestrace jednotlivých kroků a upozornění při výjimkách,
• a Microsoft Power App, přes kterou uživatel proces jednoduše spouští a sleduje jeho stav.

Po zpracování dat systém automaticky generuje výsledný Excel, ze kterého lze data přímo zaúčtovat, nebo – v případě potřeby – odesílá záznamy přímo do ekonomického systému přes API.

Celý proces běží plně automaticky, a pokud dojde k nestandardní situaci (např. nesrovnalost v datech), systém na to okamžitě upozorní odpovědného pracovníka.

Součástí řešení je také sada sofistikovaných kontrolních mechanismů, které zajišťují správnost a úplnost dat:

• průběžné kontroly při načítání dat,
• křížová kontrola mezi zdrojovými soubory a výsledky,
• a zpětné ověření po zápisu dat do ekonomického systému (před uložením zaúčtovaných transakcí).

Díky těmto víceúrovňovým kontrolám je zaručeno, že výsledná data jsou přesná, úplná a bez chyby.

Výsledky

Nasazením automatizace se účetní kanceláři podařilo plně odstranit ruční zpracování měsíčních výkazů.
Proces, který dříve zabral celý pracovní týden, nyní běží automaticky – a je hotový během půl hodiny.
Lidé, kteří se dříve věnovali rutinnímu přepisování a kontrole, se mohou soustředit na práci s vyšší přidanou hodnotou.

Mezi největší přínosy projektu patří:

• úspora přibližně 40 člověkohodin měsíčně,
• nulové riziko chyb způsobených ručním přepisem,
• okamžitá dostupnost výsledků po dokončení automatického výpočtu,
• možnost spouštění procesů kdykoliv – i o víkendech nebo mimo pracovní dobu,
• a automatická upozornění v případě výjimek nebo potřeby zásahu člověka.

Náklady na provoz řešení se pohybují do 2 000 Kč měsíčně, což je vzhledem k úspoře času a minimalizaci chyb mimořádně efektivní investice.

Řešení navíc plně využívá výhod prostředí Microsoft Azure – bezpečnost, dostupnost, škálovatelnost a propojení s dalšími nástroji jako Power BI, Teams nebo Outlook.Celý proces tak zůstal v rámci jednoho ekosystému, což zaručuje snadnou správu i budoucí rozšiřitelnost.

Co to znamená pro vás

Tento projekt ukazuje, že i v tradičních oborech, jako je účetnictví, má automatizace obrovský potenciál.
Díky kombinaci nástrojů Azure a Power Platform lze jednoduše odstranit rutinní činnosti, které firmám zbytečně zabírají čas i zdroje.

Firmy mohou podobným způsobem:

• automatizovat měsíční uzávěrky, přenos dat a výkazy,
• omezit závislost na ručních procesech,
• zvýšit přesnost a rychlost zpracování,
• a snížit provozní náklady na minimum.

Automatizovaný proces pracuje spolehlivě, transparentně a kdykoliv – i v noci, o víkendech nebo svátcích.
A pokud se objeví situace, která vyžaduje lidskou pozornost, systém sám upozorní zodpovědnou osobu.

Jak uvedla vedoucí účetní kanceláře:
„Dříve jsme každý měsíc věnovali týden jen zpracování výkazů. Dnes se o všechno postará automat, a my máme konečně čas věnovat se klientům.“

Klíčové přínosy

Závěr

Automatizace účetních procesů v prostředí Microsoft Azure představuje ukázku toho, jak lze i složité a opakující se procesy převést do plně bezobslužného režimu.
Díky vynikající spolupráci zákazníka a dodavatele se podařilo vytvořit řešení, které šetří čas, eliminuje chyby a poskytuje jistotu, že účetní data jsou vždy přesná a aktuální.